Vuokraajan opas

1. Aloita tärkeimmistä kriteereistä

Toimitilat ovat niin keskeinen osa yrityksen arkea, että niiden valitsemiseen kannattaa käyttää aikaa. Lähde liikkeelle tärkeimmistä kriteereistä: tarvittavasta neliömäärästä, erillisten tilojen tarpeesta yrityksen tiettyihin toimintoihin ja summasta, joka vuokraan on mahdollista käyttää.

Tärkeimpien kriteereiden lisäksi kannattaa huomioida sijainti, kiinteistön kunto sekä tehdyt ja tulevat remontit. Sijainnin valintaan vaikuttaa erityisesti se, miten asiakkaat saapuvat paikalle: autoilevat asiakkaat arvostavat pysäköintiä, ja keskustasijainti mahdollistaa saapumisen ilman autoa.

Oheispalvelut tuottavat lisäarvoa tilan käyttäjille. Yhteiset kokous-, kuntosali- tai saunatilat ja vuokraan sisältyvä nettiyhteys ovat rahanarvoisia etuja, jotka parantavat henkilöstön viihtyvyyttä. Jos liiketoimintasi hyötyy verkostoitumisesta, myös useamman yrityksen jakama kiinteistö kannattaa harkita.

2. Valitse vuokranantaja, ei vain tilaa

Toimitilaa valittaessa huomio kiinnittyy usein ensimmäisenä fyysiseen tilaan, sen sijaintiin ja oheispalveluihin. Kannattaa kuitenkin huomioida myös vuokranantaja ja vuokrasopimuksessa määriteltävät asiat, jotka vaikuttavat yrityksen arkeen.

Mitä vakaampi taloudellinen tilanne vuokranantajalla on, sitä varmemmassa asemassa vuokralainen on. Se näkyy usein perusparannusten ajantasaisuudessa ja laadussa. Vastuullisuus tarkoittaa käytännössä toimitilojen energiatehokkuutta ja päästöjen vähäisyyttä.

Mitä helpompaa yhteistyö vuokranantajan kanssa on, sitä sujuvampaa arki uusissa toimitiloissa on. Sillä, kuinka hyvin vuokranantajan yhteyshenkilöt ovat tavoitettavissa, on suuri merkitys käytännön asioissa, samoin sillä, millaiset mahdollisuudet vuokralaisella on vaikuttaa asioihin.

Jos epäröit vuokranantajan suhteen, hyödynnä aiempia asiakaskokemuksia: katso, onko vuokranantajalla asiakasreferenssejä, ja kysy kiinteistön nykyisiltä vuokralaisilta, millaista yhteistyö on ollut. Huoltoyhtiöön soittamalla saat tuntumaa siihen, miten asiointi sujuu.

3. Tarkista nämä ennen allekirjoitusta

Vuokrasopimukseen kirjataan vuokran lisäksi korotusperiaatteet, joiden myötä vuokra voi vuokrasuhteen aikana kasvaa. Tarkista, millä perusteella vuokranantajalla on oikeus korottaa vuokraa: prosentuaalisena vuosikorotuksena vai indeksiin sidottuna.

• Sisältyvätkö vesi, sähkö ja jätehuolto vuokraan, vai maksetaanko ne erikseen?
• Kuka järjestää siivouksen, ja mitä se maksaa?
• Kuuluuko nettiyhteys vuokraan, vai hankkiiko vuokralainen sen itse?
• Missä postilaatikko on, ja miten posti kulkee uuteen osoitteeseen?
• Kuka hoitaa kulunvalvonnan, minne avaimet käyvät ja miten niitä saa lisää?
• Mitä muutostöitä tilaan tehdään ennen muuttoa, ja miten niiden kustannus näkyy vuokrassa?

4. Räätälöinti on enemmän kuin seinän maalaamista

Harva yritys löytää kerralla kaikkiin tarpeisiinsa täydellisesti vastaavat tilat. Räätälöinnillä voidaan vaikuttaa työtilojen jaotteluun ja tilojen teknisiin vaatimuksiin, ja useissa toimitiloissa on räätälöinnin myötä enemmän potentiaalia kuin ensisilmäyksellä uskoisi.

Samla on räätälöinyt toimitiloja muokkaamalla pohjaratkaisua huoneita ja käytäviä yhdistämällä, laajentamalla tiloja suuremmiksi ja muuttamalla toimistotiloja tuotantotiloiksi. Tiloja on tehty esteettömiksi ja turvallisuutta parannettu hälytysjärjestelmän ja vartioinnin päivityksillä.

Räätälöinnin ansiosta asiakkaan ei tarvitse tyytyä kompromisseihin: jos tila on sopiva esimerkiksi henkilöstön työskentelytiloja lukuun ottamatta, tilat voidaan jakaa tiimityöskentelyä ja keskittymistä vaativaa työtä varten. Muutostöiden kustannukset huomioidaan vuokrasopimuksessa.

5. Muuttajan muistilista

Jotta muutto onnistuu sujuvasti, on tärkeää valmistautua siihen hyvin ja rakentaa suunnitelma, jota seuraamalla kaikki säästyvät turhalta stressiltä.

• Hoida sopimukset kuntoon ajoissa: vuokrasopimuksen ohella sähkö, netti ja vakuutukset, jotka eivät sisälly vuokraan.
• Pyydä tarjoukset muuttopalvelusta ja muuttosiivouksesta ajoissa ja pyydä muuttoliikkeeltä arviointikäynti.
• Aloita pakkaaminen ajoissa ja käy samalla läpi, mitä kannattaa viedä mukaan. Ohjeista henkilöstö nimikoimaan omat tavaransa.
• Tiedota henkilöstöä muuton syystä, uuden tilan sijainnista ja ajankohdasta hyvissä ajoin. Kerro etukäteen pysäköinnistä, talon palveluista ja avainten luovutuksesta.
• Ota uusi arki vastaan avoimin mielin ja anna kaikille aikaa sopeutua. Tupaantuliaiset päättävät muuttoprojektin kunnialla.

Seuraava askel

Meihin kannattaa olla yhteydessä, vaikka et vielä tarkalleen tietäisi, millaista tilaa yrityksesi etsii. Kartoitamme tarpeen yhdessä ja ehdotamme tilaa seitsemästä kiinteistöstä kuudessa kaupungissa.